Cada jovem selecionado terá um casal (ou equipista) fixo responsável por toda a sua jornada: da primeira visita ao encerramento do Encontro.

• Agendar dia e horário com antecedência (telefone ou WhatsApp), evitando desencontros.
• Levar a Ficha de Acompanhamento do Jovem e o material a ser entregue à família.
• Confirmar que a visita será feita apenas na presença dos pais ou responsáveis.

• Apresentação do casal/equipista e da Paróquia São José de Anchieta.
• Explicar brevemente o que é o EJC: objetivo, dos dois dias e a necessidade de disponibilidade total.
• Confirmar a disponibilidade total do jovem (sábado e domingo o dia inteiro) — ou participa de tudo, ou não pode participar de nada.
• Preencher a Ficha de Acompanhamento do Jovem com atenção e letra legível.
• Explicar aos pais e ao jovem como funcionará a alimentação e as compras no minimercado (levar dinheiro, se desejar comprar lanches, doces ou artigos).
• Avisar que o jovem não deve levar celular para o Encontro (Proibido).
• Informar o prazo de entrega dos envelopes/mensagens dos pais.
• Pedir aos pais que providenciem, além da própria mensagem, cartas de amigos e familiares do jovem (Essencial).
• Entregar o adesivo numerado para um veículo, para acesso ao local do Encontro — entregar já no ato desta primeira visita.
• Falar a sós com os pais (sem o jovem presente) sobre mensagens, recepção e o adesivo do carro.

Durante a visita, a equipe deve identificar, com delicadeza, se o jovem possui alguma condição que mereça atenção especial — como autismo, deficiência física, intelectual ou sensorial, condição de saúde específica, ou necessidade de acompanhante durante os dois dias do Encontro.

• Registrar as informações na Ficha de Acompanhamento (Saúde / Alerta Familiar), para que a equipe possa se preparar com antecedência.
• Se identificada necessidade de acompanhante ou adaptação (mobilidade, comunicação, alimentação, medicação, ambiente), comunicar à coordenação geral com antecedência — não decidir sozinho no momento da visita.
• O sigilo dessas informações segue a mesma regra do Alerta Familiar: uso interno da equipe, exclusivamente para cuidar bem do jovem.

Comparando com a ficha de visitação usada pelo Segue-me, dois pontos não constam hoje na Ficha de Acompanhamento do Jovem do EJC e podem ajudar a aprofundar o vínculo com a família:

• Itens grandes de presente (buquês, ursinhos, caixas de chocolate, imagens religiosas grandes etc.) devem ser entregues ao jovem em casa, e não ao casal/equipista — evita diferença perceptível entre os jovens no momento da entrega das mensagens, além das limitações físicas que temos.
• Nenhum jovem deve ficar sem mensagem: se não for possível contato com os pais, buscar parentes, amigos ou colegas. O próprio casal/equipista pode complementar.
• Boa prática: criar um grupo de WhatsApp com família e amigos do jovem (sem incluir o jovem, pois é surpresa), elegendo alguém do grupo para reunir tudo e entregar à equipe.

• 2 dias antes do EJC: ligar aos pais ou responsáveis lembrando o horário de chegada, a Missa de Encerramento e as mensagens.
• Nos dias do EJC: ligar aos pais que ainda não enviaram mensagem.

• Falar o mínimo possível sobre o Encontro nos contatos com a família antes e durante o EJC; se o assunto surgir, tratar do que já passou, não do que vai ocorrer.
• Se surgir algum assunto sensível durante a visita ou os contatos, reportar à coordenação da equipe — não decidir sozinho o encaminhamento.

• Como são os pais que levam e buscam o jovem, o cumprimento rigoroso dos horários de chegada e saída combinados é essencial.
• Orientar os pais que a acolhida ao final do Encontro deve ser voltada para o lado espiritual e afetivo, mais do que social ou festivo.
• Os pais não têm acesso ao local do Encontro, exceto para a Missa de Encerramento.

• Entregar aos pais, já na primeira visita, o adesivo numerado para o veículo que fará o transporte do jovem — o carro da família, já que são os pais quem levam e buscam o jovem no Encontro.
• O número do adesivo identifica o jovem e dá acesso ao veículo para chegada e saída no local do Encontro.
• Em casos de força maior (família sem meio de transporte, doença etc.), o casal/equipista responsável pela visita assume o transporte do jovem — comunicar a situação à coordenação geral com antecedência.